Déclaration de confidentialité de vos données

Dernière mise à jour de la déclaration de confidentialité : 6.11.2018

Chez Cofabel, une division de Cobelal S.A., nous accordons beaucoup d’importance à la confidentialité et à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous informer de la façon dont nous traitons et prenons soin de vos données à caractère personnel chez Cofabel.

1.​ Quand cette déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?

La présente déclaration de confidentialité s’applique à la collecte et au traitement par Cofabel des données à caractère personnel des clients finaux, prospects, agents, fournisseurs et les utilisateurs du site web.

​2.​ Qui est responsable du traitement des données ?

Cobelal S.A. – division Cofabel, Aarschotsesteenweg 84, 3012 Wilsele (Belgique), numéro d’entreprise 0408.456.706 (ci-après dénommée « Cofabel »), est le responsable du traitement des données à caractère personnel, tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité.

Un délégué à la protection des données est désigné au sein du groupe d’entreprises auquel appartient Cofabel. Ce délégué est chargé de veiller à la protection de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter le délégué à l’adresse privacy@cofabel.be.

​3.​ Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant que client final ou prospect ?

Dans cette section, nous vous expliquons quelles sont les données qui peuvent être traitées chez Cofabel concernant les prospects et les clients finaux qui effectuent des achats chez nous ou auprès des agents JD, à quelles fins nous les traitons et sur quelle base. Nous vous informons également du délai de conservation de vos données.

​3.1.​ ​Gestion et administration des clients, gestion des garanties et ventes

Quelles données sont traitées ?

Dans le cadre de notre gestion et administration des clients, de la gestion des garanties et de nos actions commerciales, nous pouvons collecter les données suivantes vous concernant en tant que client final : prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, langue, activité professionnelle, historique des achats (numéro de série des machines achetées, marque, CV, année de production, date de livraison…), l’historique des demandes de garantie (coûts récupérés, nombre de réparations et d’interventions antérieures), informations sur le parc de machines (quels tracteurs et autres machines similaires), des données agricoles et horticoles (combien d’hectares de terrain…), et l’historique des paiements (factures impayées…).

Nous pouvons collecter les données à caractère personnel suivantes de prospects : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, langue, activité professionnelle, informations sur le parc de machines (quels tracteurs et autres machines similaires).

Nos agents ou nous-mêmes collectons directement ces données auprès de vous quand vous prenez contact avec nous ou avec votre agent, quand vous vous inscrivez au magazine « De Voor/Le Sillon » ou que vous effectuez un achat…

À quelles fins pouvons-nous traiter ces données ?

Nous pouvons utiliser les données susmentionnées pour les finalités suivantes :

  • Administration générale des clients et prospects
    Gestion des commandes et livraisons
    Avertissement des clients en cas d’actions de rappel
    Envoi de notre magazine De Voor/Le Sillon, si vous avez donné votre consentement à cet effet
    Suivi de la période de garantie et gestion des réclamations de garantie et des réparations
    Envoi d’enquêtes de satisfaction, « satisfaction first enquêtes », après l’acquisition d’une machine John Deere
    Gestion des inscriptions aux visites d’usine et aux démonstrations
    Suivi des actions commerciales : quand un client ou un prospect est contacté, quand le client/prospect a assisté à une démo, quand on a rendu visite au client/prospect…
    Sur une base anonyme, analyse des tendances du comportement d’achat des clients et établissement de statistiques de vente anonymes
    Entretien des contacts avec nos agents belges John Deere et les agents étrangers de John Deere concernant des machines vendues : imaginez par exemple qu’en tant que client belge, vous achetiez une machine auprès d’un agent non belge, mais que vous vouliez ensuite faire réparer votre machine, l’agent non belge peut prendre contact avec nous ou un de nos agents afin que la machine puisse être réparée en Belgique.

Nous traitons les données susmentionnées sur la base de notre intérêt légitime d’entreprendre et parce que cela est nécessaire à l’exécution du contrat de vente avec les clients finaux : sans ce traitement, nous ne pouvons pas gérer les commandes, livrer les commandes, suivre les périodes de garantie, mener des actions de rappel…

Pour l’envoi des enquêtes de satisfaction, nous nous basons sur notre intérêt légitime d’entreprendre ; de cette manière, nos agents et nous pouvons en effet améliorer nos services à l’avenir. Cela permet aussi à John Deere d’améliorer ses produits sur la base de votre feed-back. Si vous ne souhaitez plus recevoir d’enquêtes, vous pouvez nous en informer ou en informer votre agent. Par ailleurs, nous avons aussi un intérêt légitime d’analyser, sur une base anonyme, les tendances du comportement d’achat des clients finaux afin d’adapter le mieux possible notre offre et nos services.

Nous ne vous envoyons le magazine « De Voor/Le Sillon » que si vous nous avez expressément donné votre consentement pour vous envoyer par la poste des lettres d’information et du matériel promotionnel concernant les produits et services de John Deere. Vous êtes libre de donner votre consentement et vous pouvez le retirer totalement ou partiellement à tout moment, avec effet dans le futur. Vous avez à tout moment le droit de vous opposer à la réception de ce magazine. Au verso du magazine, il est indiqué comment vous pouvez procéder ; vous pouvez ainsi prendre contact avec nous ou avec votre agent JD.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que nous n’avons plus besoin de vos données, elles sont immédiatement supprimées.

​3.2.​ JDLink et My John Deere

Quand vous achetez une machine John Deere (généralement des tracteurs) chez nous ou auprès de votre agent, vous pouvez souscrire, en même temps ou ultérieurement, un abonnement au système télématique ISG (JDLink) avec John Deere. Cet abonnement implique l’activation de la passerelle télématique intégrée dans votre machine, vous permettant de recevoir des informations sur votre machine et sur son utilisation ainsi que des données agronomiques. Vous pouvez consulter et utiliser ces informations en créant un compte sur la plateforme en ligne « MyJohnDeere.com », un site Internet géré par John Deere.

Pour plus d’informations (sur la confidentialité) concernant JDLink et MyJohnDeere.com, nous vous renvoyons à l’abonnement télématique ISG John Deere (JDLink) que vous avez souscrit avec John Deere et au site Internet MyJohnDeere.com.

Partagez-vous avec nous les données collectées via JDLink et enregistrées sur MyJohnDeere.com ?

Comme cela est aussi mentionné dans le contrat d’abonnement au système télématique ISG, vous pouvez choisir de donner à Cofabel ou à votre agent JD accès aux données qui sont collectées via JDLink concernant votre machine ainsi qu’aux données qui sont enregistrées sur votre compte My John Deere. L’avantage est que votre agent (ou nous) peut (pouvons) de cette manière procéder à distance à la maintenance et au diagnostic de votre machine. Ainsi, nous pouvons notamment mettre à jour votre machine, la réparer ou vous offrir une assistance. Si vous souhaitez nous donner accès ou nous retirer l’accès à ces données, vous pouvez contacter John Deere à cet effet (voir votre contrat télématique ISG).

Nous vous expliquons ci-dessous à quelles données nous avons accès et ce que nous faisons avec ces données.

Quelles données sont traitées ?

Si l’accès nous est accordé, nous avons accès aux données suivantes : données de localisation de la machine, données de la machine (numéro de série), utilisation de la machine (consommation, temps de fonctionnement, niveau de carburant, réglages antivol, température du liquide de refroidissement, historique des entretiens et réparations, vitesses…), tâches que vous avez encodées dans la machine (avancement des tâches, tâches planifiées), données agronomiques (délimitations de champ, humidité…), informations que vous avez ajoutées manuellement sur la plateforme My John Deere (par exemple, facteurs environnementaux, comme la température et le taux d’humidité).

À quelles fins utilisons-nous ces données ?

Si vous nous donnez accès à ces données, nous les utilisons aux fins suivantes :

  • Maintenance et diagnostics à distance de vos machines (installation de mises à jour, réparations…)
    Assistance agronomique (quel moment est le plus adéquat pour effectuer certaines opérations sur votre champ…)
    Suivi de votre parc de machines (voir par exemple quand votre abonnement au système télématique ISG vient à expiration et vous en informer)

Combien de temps conservons-nous ces données ?

Vos données restent visibles pour nous tant que vous ne nous retirez pas le droit via John Deere d’accéder à vos données.

​4.​ Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant qu’agent ?

Nous tenons tout d’abord à préciser que nous collectons vos données sur la base, d’une part, de notre relation contractuelle et, d’autre part, d’un intérêt légitime. Nous veillons toujours à maintenir un équilibre entre notre intérêt et le vôtre et nous ne collectons que les données qui sont raisonnables et non excessives.

Quelles données sont traitées ?

Nous collectons les données suivantes à votre sujet en tant qu’agent : prénom, nom, numéro d’agent, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, langue, historique des achats (numéro de série des machines achetées, marque, CV, année de production, date de livraison…) et l’historique des paiements. Si vous avez une entreprise, nous collectons également les données suivantes : nom de l’entreprise, forme commerciale et siège de l’entreprise.

Nous collectons ces données directement auprès de vous dans le cadre de notre relation importateur-agent. Nous collectons notamment ces données au moment où vous devenez agent, quand vous effectuez un achat, quand vous nous contactez…

À quelles fins traitons-nous ces données ?

Nous utilisons les données susmentionnées pour les finalités suivantes :

  • Administration des agents
    Gestion des commandes, livraisons, accusés de réception
    Avertissement des agents en cas d’actions de rappel
    Suivi des périodes de garantie, gestion des réclamations de garantie introduites par les agents
    Suivi des demandes de réparation
    Gestion des inscriptions aux visites d’usine et aux démonstrations
    Suivi des actions commerciales des agents
    Entretien des contacts avec les agents
    Analyse des résultats de vente des agents

Nous traitons les données susmentionnées vous concernant en tant qu’agent, car cela est nécessaire pour l’exécution du contrat que vous avez conclu avec nous dans le cadre de notre relation importateur-agent. Sans ces traitements, nous ne pouvons pas gérer les commandes, livrer les commandes, suivre les périodes de garantie, effectuer des actions de rappel….

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que nous n’avons plus besoin de vos données, elles sont supprimées.

​5.​ Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant que fournisseur ?

Quelles données sont traitées ?

Nous tenons tout d’abord à préciser que nous collectons vos données sur la base, d’une part, de notre relation contractuelle et, d’autre part, d’un intérêt légitime. Nous veillons toujours à maintenir un équilibre entre notre intérêt et le vôtre et nous ne collectons que les données qui sont raisonnables et non excessives.

Nous collectons les données suivantes : nom de l’entreprise, forme commerciale, nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et/ou de GSM, numéro de TVA, numéro de compte bancaire, données commerciales et informations sur vos activités professionnelles.

Nous avons obtenu ces données :

  • de vous-même, via des entretiens d’achat, des bons de commande, des contrats, des factures, des actions commerciales,
    d’autres sociétés du groupe (Arvesta), auquel appartient Cofabel
    de tiers, comme la Banque-Carrefour des Entreprises, Trendstop…

À quelles fins traitons-nous ces données ?

Vos données sont en premier lieu utilisées pour que la relation commerciale se déroule de manière optimale entre nous et que les engagements pris puissent être correctement respectés et exécutés. Concrètement, nous utilisons vos données pour notre administration générale des fournisseurs, le traitement des factures entrantes, l’exécution de paiements, la correspondance sur les livraisons et les factures.

​Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que nous n’avons plus besoin de vos données, elles sont supprimées.

​6.​ Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant que visiteur du site web?

6.1 Vacances

Si vous êtes intéressés par un emploi chez Cofabel, vous pouvez nous contacter sur la page vacance sur notre site web. Nous traitons votre nom, adresse, adresse e-mail, lettre de motivation et C.V. en toute discrétion et uniquement pour parcourir votre C.V. et votre lettre de motivation et pour vous contacter à ce sujet.

Le traitement de vos données à caractère personnelles à ces fins est basé sur notre intérêt légitime à trouver le candidat le plus approprié pour une position et en vue de réaliser des actions précontractuelles.

Les données personnelles susmentionnées seront conservées pendant toute la durée de la procédure de candidature. Si vous êtes recruté, nous traitons et stockons les données ci-dessus pour votre entrée en service. Si votre candidature ne conduit pas à un emploi chez nous, vos données personnelles seront conservées pendant une période limitée à un (1) an afin que nous puissions vous recontacter ultérieurement dans le cadre de nouvelles opportunités professionnelles. Ce dernier n’est fait que si vous nous en avez donné votre permission.

6.2 Profil – agents JD

Sur le site web, les agent JD Belges peuvent se connecter avec leur login ou leur adresse e-mail et leur mot de passe (fourni par nous). Le profil de l’agent contient les données suivantes: adresse du magasin de l’agent, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail professionnelle de l’agent.

Nous traitons ces données pour assurer que les agents peuvent se connecter en toute sécurité et peuvent continuer à utiliser les fonctionnalités du site web, y compris la visualisation des prix des pièces de rechange et la possibilité de commander des pièces de rechange.

Nous faisons ce traitement de données dans le cadre de la relation contractuelle avec les agents. Les données sont conservées aussi longtemps que la relation contractuelle entre nous et l’agent existe.

6.3 Rapport de livraison

Les rapports de livraison peuvent être demandés via le site web. Afin de livrer ces rapports, nous avons besoin d’un certain nombre de données, y compris l’adresse e-mail, le nom de l’agent, l’adresse du client final, le nom du client final, la langue du client final, le type de machine, le numéro de manuel, le numéro de série, le jour de livraison,…

Nous traitons les données susmentionnées pour livrer un rapport de livraison au requérant et cela fait partie partie de l’exécution d’un contrat.

​7.​ ​Vendons-nous vos données à des tiers ou les transmettons-nous ?

Clients finaux, prospects et les utilisateurs du site web

Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers.

Par ailleurs, dans le cadre d’entre autres notre gestion clients, du suivi des garanties, des enquêtes de satisfaction et de l’envoi du magazine « De Voor / Le Sillon », nous partageons vos données avec nos agents JD belges, John Deere Walldorf GmbH & Co KG, numéro HRA 707944 dans le registre du commerce, Amtsgericht Mannheim, Allemagne, Deere & Company, One, John Deere Place, Moline, IL 61265, USA et ses filiales (voir la liste des succursales sur : https://www.deere.com/en/our-company/about-john-deere/worldwide-locations/). En fonction des finalités pour lesquelles les tiers mentionnées traitent vos données, ceci est effectué sur la base de votre consentement explicite ou sur la base de notre intérêt légitime. Pour obtenir des informations sur les finalités de John Deere dans le cadre du traitement d’informations (et le fondement juridique), sur les catégories de données à caractère personnel qui sont traitées, sur les destinataires des données, les mécanismes de transfert de données ou les droits des personnes concernées, vous pouvez consulter la version longue de la déclaration de confidentialité sur le site Internet spécifique au pays de John Deere à l’adresse www.johndeere.com/privacy.

Nous pouvons également partager vos données avec les sociétés du groupe (Arvesta) auquel appartient Cofabel, dans le but de centraliser l’administration des clients.

Afin de fournir nos services, nous pouvons également partager des données avec des tiers (tels que des centres de données et des gestionnaires de logiciels). En vue de protéger vos données personnelles, nous avons également conclu avec ces tiers des accords qui permettent de garantir la protection de votre vie privée. Nous pouvons aussi partager vos données avec des partenaires externes dans le but de veiller à ce que vos données soient toujours à jour et correctes. Par exemple, lorsque vous figurez deux fois dans notre base de données (avec des données différentes), ce partenaire pourra nous le signaler afin que nous ne conservons que les données correctes vous concernant. Cela permet d’éviter que nous nous adressions à vous en utilisant un nom incorrect ou que nous vous contactions à une mauvaise adresse e-mail ou postale.

Agents et fournisseurs

Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers.

Afin de fournir nos services aux agents, nous pouvons partager des données avec :

  • John Deere Walldorf GmbH & Co KG, numéro HRA 707944 dans le registre du commerce, Amtsgericht Mannheim, Allemagne et Deere & Company, One, John Deere Place, Moline, IL 61265, USA et ses filiales (voir la liste des succursales sur : https://www.deere.com/en/our-company/about-john-deere/worldwide-locations/).

De plus, nous pouvons partager les données de nos agents et fournisseurs avec :

  • les sociétés du groupe (Arvesta), auquel appartient Cofabel, dans le but de centraliser l’administration des clients,
    des tiers (comme des centres de données, des imprimeries, des sociétés de mailing et des gestionnaires de logiciels). Nous avons conclu avec ces parties des conventions permettant de garantir la protection de vos données.

Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers.

​8.​ Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Cofabel prend au sérieux la protection de vos données personnelles et la confiance que vous lui témoignez. C’est la raison pour laquelle elle prend toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, aussi bien sur le plan physique qu’électronique et organisationnel. Pour veiller à ce que vos données soient protégées, notamment contre un accès illicite, un usage illégal, une perte ou des modifications interdites, ses services ont recours à diverses procédures et techniques de sécurisation. Elle sauvegarde ainsi les données à caractère personnel que vous lui avez transmises dans des bases de données, des systèmes d’information et des serveurs accessibles uniquement au personnel habilité ou aux contractants qui doivent connaître ces données afin de pouvoir les traiter pour elle. En outre, les membres du personnel ont connaissance de la présente déclaration de confidentialité et de toutes les directives applicables en interne, adoptées pour protéger vos données à caractère personnel. Ils sont également tenus de respecter la confidentialité de vos données.

Quand elle héberge vos données dans des bases de données/applications web et d’autres systèmes fournis par John Deere, la société veille également à ce que vos données à caractère personnel et les données sur les machines soient protégées. John Deere a pour cela mis en place un programme de protection des informations et des données qui contient des contrôles administratifs, techniques et physiques pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. John Deere utilise par exemple des technologies de cryptage pour protéger vos données financières quand elles sont envoyées par Internet. Pour en savoir plus sur la politique de sécurisation des données de John Deere : https://www.deere.com/en/privacy-and-data/

​9.​ Comment pouvez-vous nous poser une question ou exercer vos droits ?

​9.1.​ ​Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit de demander à tout moment un accès gratuit aux données à caractère personnel que Cofabel collecte à votre sujet. Vous avez en outre le droit de faire supprimer ou de corriger des données à caractère personnel erronées, inappropriées, obsolètes ou incomplètes.

Enfin, vous avez le droit de vous opposer à un traitement déterminé de vos données à caractère personnel. Si vous ne souhaitez plus recevoir le magazine « De Voor/Le Sillon », vous pouvez vous y opposer. Quand vous le faites, nous enregistrons votre préférence et veillons à ce que vous ne receviez plus ce magazine.

​9.2.​ Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez adresser votre demande par courrier, par écrit sur place ou par e-mail à Cofabel à l’adresse privacy@cofabel.be, ou via :

  • Cofabel Nord
    Peperstraat 4A
    Erps-Kwerps
  • Cofabel Est
    Rue de Villers 34
    B-4520 Vinalmont
  • Cofabel Ouest
    Hille Zuid 2B-3071
    B-8750 Zwevezele

Avant de pouvoir traiter votre demande et pour protéger votre vie privée, nous devons nous assurer de votre identité et savoir quelles informations vous recherchez précisément. C’est pourquoi nous vous demandons de reprendre les informations suivantes dans votre demande : nom complet, adresse, adresse e-mail, copie du recto de votre carte d’identité et une description claire de votre demande.

Nous disposons d’un mois pour répondre à votre demande. Comptez que cette période commence lorsque nous avons reçu votre demande écrite datée et signée par courrier, par voie électronique, ou déposée sur place, et que nous disposons de toutes les informations requises pour satisfaire à votre demande.

Si vous estimez que nous n’avons pas traité correctement votre demande, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@cofabel.be. Nous pourrons alors examiner ensemble ce que nous pouvons faire. Si vous n’obtenez toujours pas le résultat souhaité, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données.

​10.​ Modifications de la déclaration

Si nous apportons des modifications à la présente déclaration de confidentialité, la version modifiée est publiée sur cette page, avec mention, en haut, de la date de révision. En cas de modifications significatives de la présente déclaration de confidentialité susceptibles de modifier nos pratiques dans ce domaine, nous pouvons vous en informer par d’autres moyens, notamment par l’envoi d’un e-mail ou la publication d’une communication sur notre site Internet avant l’entrée en vigueur de telles modifications.