Déclaration de confidentialité pour les agents et fournisseurs

Dernière mise à jour de la déclaration de confidentialité : 6 juin 2018

Chez Cofabel, une division de Cobelal S.A., nous accordons beaucoup d’importance à la confidentialité et à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous informer, en tant qu’agent et fournisseur, de la façon dont nous traitons et prenons soin de vos données à caractère personnel chez Cofabel.

​1. Quand cette déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?

La présente déclaration de confidentialité s’applique à la collecte et au traitement par Cofabel des données à caractère personnel des fournisseurs et agents Cofabel belges.

​2. Qui est responsable du traitement des données ?

Cobelal S.A. – division Cofabel, Aarschotsesteenweg 84, 3012 Wilsele (Belgique), numéro d’entreprise 0408.456.706 (ci-après dénommée « Cofabel »), est le responsable du traitement des données à caractère personnel, tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité.

Un délégué à la protection des données est désigné au sein du groupe d’entreprises auquel appartient Cofabel. Ce délégué est chargé de veiller à la protection de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter le délégué à l’adresse privacy@cofabel.be.

John Deere International GmbH, 8200 – Schaffhausen, Suisse est, tout comme nous, également responsable du traitement des données à caractère personnel des agents. Pour obtenir des informations sur les finalités de John Deere dans le cadre du traitement d’informations (et le fondement juridique), sur les catégories de données à caractère personnel qui sont traitées, sur les destinataires des données, les mécanismes de transfert de données ou les droits des personnes concernées, vous pouvez consulter la version longue de la déclaration de confidentialité sur le site Internet spécifique au pays de John Deere à l’adresse www.johndeere.com/privacy.

3. Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant qu’agent ?

Nous tenons tout d’abord à préciser que nous collectons vos données sur la base, d’une part, de notre relation contractuelle et, d’autre part, d’un intérêt légitime. Nous veillons toujours à maintenir un équilibre entre notre intérêt et le vôtre et nous ne collectons que les données qui sont raisonnables et non excessives.

Quelles données sont traitées ?

Nous collectons les données suivantes à votre sujet en tant qu’agent : prénom, nom, numéro d’agent, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, sexe, langue, historique des achats (numéro de série des machines achetées, marque, CV, année de production, date de livraison…) et l’historique des paiements. Si vous avez une entreprise, nous collectons également les données suivantes : nom de l’entreprise, forme commerciale et siège de l’entreprise.

Nous collectons ces données directement auprès de vous dans le cadre de notre relation importateur-agent. Nous collectons notamment ces données au moment où vous devenez agent, quand vous effectuez un achat, quand vous nous contactez…

À quelles fins traitons-nous ces données ?

Nous utilisons les données susmentionnées pour les finalités suivantes :

  • Administration des agents
  • Gestion des commandes, livraisons, accusés de réception
  • Avertissement des agents en cas d’actions de rappel
  • Suivi des périodes de garantie, gestion des réclamations de garantie introduites par les agents
  • Suivi des demandes de réparation
  • Gestion des inscriptions aux visites d’usine et aux démonstrations
  • Suivi des actions commerciales des agents
  • Entretien des contacts avec les agents
  • Analyse des résultats de vente des agents

Nous traitons les données susmentionnées vous concernant en tant qu’agent, car cela est nécessaire pour l’exécution du contrat que vous avez conclu avec nous dans le cadre de notre relation importateur-agent. Sans ces traitements, nous ne pouvons pas gérer les commandes, livrer les commandes, suivre les périodes de garantie, effectuer des actions de rappel….

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que nous n’avons plus besoin de vos données, elles sont supprimées.

4.​ Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant que fournisseur ?

Quelles données sont traitées ?

Nous tenons tout d’abord à préciser que nous collectons vos données sur la base, d’une part, de notre relation contractuelle et, d’autre part, d’un intérêt légitime. Nous veillons toujours à maintenir un équilibre entre notre intérêt et le vôtre et nous ne collectons que les données qui sont raisonnables et non excessives.

Nous collectons les données suivantes : nom de l’entreprise, forme commerciale, nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et/ou de GSM, numéro de TVA, numéro de compte bancaire, données commerciales et informations sur vos activités professionnelles.

Nous avons obtenu ces données :

  • de vous-même, via des entretiens d’achat, des bons de commande, des contrats, des factures, des actions commerciales,
  • d’autres sociétés du groupe (Groupe AVEVE), auquel appartient Cofabel
  • de tiers, comme la Banque-Carrefour des Entreprises, Trendstop…

À quelles fins traitons-nous ces données ?

Vos données sont en premier lieu utilisées pour que la relation commerciale se déroule de manière optimale entre nous et que les engagements pris puissent être correctement respectés et exécutés. Concrètement, nous utilisons vos données pour notre administration générale des fournisseurs, le traitement des factures entrantes, l’exécution de paiements, la correspondance sur les livraisons et les factures.

​Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que nous n’avons plus besoin de vos données, elles sont supprimées.

​5​. Vendons-nous vos données à des tiers ou les transmettons-nous ?

Afin de fournir nos services aux agents, nous pouvons partager des données avec :

  • John Deere International GmbH, Suisse et Deere & Company, One, John Deere Place, Moline, IL 61265, USA et ses filiales en Belgique (voir la liste des succursales sur : https://www.deere.com/en/our-company/about-john-deere/worldwide-locations/).

De plus, nous pouvons partager les données de nos agents et fournisseurs avec :

  • les sociétés du groupe (Groupe AVEVE), auquel appartient Cofabel, dans le but de centraliser l’administration des clients,
  • des tiers (comme des centres de données, des imprimeries, des sociétés de mailing et des gestionnaires de logiciels). Nous avons conclu avec ces parties des conventions permettant de garantir la protection de vos données.

Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers.

6.​ Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Cofabel prend au sérieux la protection de vos données personnelles et la confiance que vous lui témoignez. C’est la raison pour laquelle elle prend toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, aussi bien sur le plan physique qu’électronique et organisationnel. Pour veiller à ce que vos données soient protégées, notamment contre un accès illicite, un usage illégal, une perte ou des modifications interdites, ses services ont recours à diverses procédures et techniques de sécurisation. Elle sauvegarde ainsi les données à caractère personnel que vous lui avez transmises dans des bases de données, des systèmes d’information et des serveurs accessibles uniquement au personnel habilité ou aux contractants qui doivent connaître ces données afin de pouvoir les traiter pour elle.

Quand elle héberge les données des agents dans des bases de données/applications web et d’autres systèmes fournis par John Deere, John Deere veille également à ce que vos données à caractère personnel et les données sur les machines soient protégées. John Deere a pour cela mis en place un programme de protection des informations et des données qui contient des contrôles administratifs, techniques et physiques pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. John Deere utilise par exemple des technologies de cryptage pour protéger vos données financières quand elles sont envoyées par Internet. Vous pouvez en savoir plus sur la politique de sécurisation des données de John Deere à l’adresse : https://www.deere.com/en/privacy-and-data/

​7.​ Comment pouvez-vous nous poser une question ou exercer vos droits ?

7.1. Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit de demander à tout moment un accès gratuit aux données personnelles que Cofabel collecte à votre sujet. Vous avez en outre le droit de faire supprimer ou de corriger des données à caractère personnel erronées, inappropriées, obsolètes ou incomplètes.

​7.2​. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez adresser votre demande par courrier, par écrit sur place ou par e-mail à Cofabel à l’adresse privacy@cofabel.be, ou via :

Cofabel Nord
Peperstraat 4A
B-3071 Erps-Kwerps

Cofabel Est
Rue de Villers 34
B-4520 Vinalmont

Cofabel Ouest
Hille Zuid 2
B-8750 Zwevezele

Avant de pouvoir traiter votre demande et pour protéger votre vie privée, nous devons nous assurer de votre identité et savoir quelles informations vous recherchez précisément. C’est pourquoi nous vous demandons de reprendre les informations suivantes dans votre demande : nom complet, adresse, adresse e-mail, copie du recto de votre carte d’identité et une description claire de votre demande.

Nous disposons d’un mois pour répondre à votre demande. Comptez que cette période commence lorsque nous avons reçu votre demande écrite datée et signée par courrier, par voie électronique, ou déposée sur place, et que nous disposons de toutes les informations requises pour satisfaire à votre demande.

Si vous estimez que nous n’avons pas traité correctement votre demande, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@cofabel.be. Nous pourrons alors examiner ensemble ce que nous pouvons faire. Si vous n’obtenez toujours pas le résultat souhaité, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données.

​8. Modifications de la présente déclaration

Si nous apportons des modifications à la présente déclaration de confidentialité, la version modifiée est publiée sur cette page, avec mention, en haut, de la date de révision. En cas de modifications significatives de la présente déclaration de confidentialité susceptibles de modifier nos pratiques dans ce domaine, nous pouvons vous en informer par d’autres moyens, notamment par l’envoi d’un e-mail ou la publication d’une communication sur notre site Internet avant l’entrée en vigueur de telles modifications.