Privacyverklaring

Laatste update privacyverklaring: 6.11.2018

Bij Cofabel, een divisie van Cobelal NV, hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u te informeren over hoe we bij Cofabel zorg dragen voor uw persoonsgegevens en hoe we deze verwerken.

​1.​ Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor de verzameling en verwerking van persoonsgegevens door Cofabel van haar eindklanten, prospecten, agenten, leveranciers en bezoekers van deze website.

​2.​ Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Cobelal NV – divisie Cofabel, gevestigd te Aarschotsesteenweg 84, 3012 Wilsele (België) met ondernemingsnummer 0408.456.706 (hierna ‘Cofabel’ genoemd) is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Binnen de groep van ondernemingen waartoe Cofabel behoort, is een functionaris voor de gegevensbescherming benoemd. Deze functionaris houdt toezicht op de bescherming van uw persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de functionaris op privacy@cofabel.be.

​3.​ Welke persoonsgegevens verwerken we van u als eindklant of prospect?

In dit onderdeel leggen we uit welke gegevens we bij Cofabel van prospecten en eindklanten die aankopen doen bij ons en bij de JD agenten kunnen verwerken, waarvoor we dat doen en op basis waarvan we dat doen. Daarnaast wordt ook aangegeven hoe lang we uw gegevens bewaren.

​3.1.​ Klantenbeheer en -administratie, garantiebeheer en sales

Welke gegevens?

In het kader van ons klantenbeheer en -administratie, garantiebeheer en onze sales acties kunnen we van u als eindklant de volgende gegevens verzamelen: voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, taal, bedrijfsactiviteit , aankoopgeschiedenis (serienummer aangekochte machines, merk, pk’s, productiejaar, datum van levering,…), historiek van garantie aanvragen (gerecupereerde kosten, aantal eerdere herstellingen en interventies), informatie over het machinepark (welke tractoren en andere gelijkaardige machines), land-en tuinbouw gegevens (hoeveel hectares grond,…), en betalingshistorie (openstaande facturen,…).

Van prospecten kunnen we volgende persoonsgegevens verzamelen: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, taal, bedrijfsactiviteit , informatie over het machinepark (welke tractoren en andere gelijkaardige machines).

Deze gegevens worden door ons of door onze agenten rechtstreeks via u verzameld wanneer u contact opneemt met ons of uw agent, wanneer u zich inschrijft voor het tijdschrift “De Voor/Le Sillon” of een aankoop doet,…

Voor welke doelen kunnen we deze gegevens verwerken?

We kunnen voorgemelde gegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Algemene klanten- en prospecten administratie
  • Beheer van bestellingen en leveringen
  • Waarschuwen van klanten voor terugroepacties
  • Indien u daartoe toestemming hebt gegeven, voor het versturen van ons magazine De Voor/Le Sillon
  • Opvolgen van de garantieperiode en garantieclaims en herstellingen beheren
  • Versturen van tevredenheidsenquêtes, “satisfaction first enquêtes”, nadat u een John Deere machine heeft aangekocht
  • Beheren van inschrijvingen in fabrieksbezoeken en demo’s
  • Sales acties opvolgen: wanneer is een klant of prospect gecontacteerd, wanneer heeft klant/prospect een demo gevolgd, wanneer is klant/prospect bezocht,…
  • Op anonieme basis onderzoek naar trends in het aankoopgedrag van klanten en anonieme verkoopstatistieken opmaken
  • Contact onderhouden met onze Belgische John Deere agenten en de buitenlandse agenten van John Deere in verband met verkochte machines: bijvoorbeeld, stel dat u als Belgische klant bij een niet-Belgische agent een machine aankoopt maar uw machine wil laten herstellen, dan kan de niet-Belgische agent met ons of een van onze agenten contact opnemen zodat uw machine in België kan hersteld worden.

Wij verwerken de hierboven vermelde gegevens op basis van ons rechtmatig belang om te ondernemen en omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de koopovereenkomst met eindklanten: zonder deze verwerking kunnen wij geen bestellingen beheren, bestellingen leveren, garantieperiodes opvolgen, terugroepacties uitvoeren,…

Voor het versturen van de tevredenheidsenquêtes baseren wij ons op ons rechtmatig belang om te ondernemen, op die manier kunnen wij en onze agenten namelijk onze diensten naar de toekomst toe verbeteren. Het laat John Deere ook toe haar producten te verbeteren op basis van uw feedback. Indien u geen enquêtes meer wenst te ontvangen kan u ons of uw agent daarover informeren. Verder hebben we ook een rechtmatig belang om op anonieme basis onderzoek te doen naar trends in het aankoopgedrag van eindklanten om zo het aanbod en onze diensten zo goed mogelijk daaraan aan te passen.

Het magazine “De Voor/Le Sillon” sturen we enkel aan u, als u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om aan u per post nieuwsbrieven en marketingmateriaal over de producten en diensten van John Deere te bezorgen. Het verlenen van toestemming is optioneel en kan te allen tijde geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken voor de toekomst. U heeft op elk moment het recht om zich te verzetten tegen het ontvangen van dit magazine. Op de achterzijde van het magazine is aangegeven hoe u dit kan doen; u kan namelijk met ons of met uw JD agent contact opnemen.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hoger vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze onmiddellijk verwijderd.

​3.2.​ JDLink en My John Deere

Wanneer u bij ons of bij uw agent een John Deere machine (veelal tractoren) aankoopt kan u gelijktijdig of later een ISG-telematica-abonnement (JDLink) afsluiten met John Deere. Dit abonnement houdt in dat de Telematica gateway geïncorporeerd op uw machine geactiveerd wordt, waarmee u informatie over uw machine, het gebruik van uw machine en agronomische informatie kan ontvangen. U kan deze informatie raadplegen en gebruiken door een account aan te maken op het online platform ‘MyJohnDeere.com’, een website beheerd door John Deere.

Voor meer (privacy)informatie met betrekking tot zowel JDLink en MyJohnDeere.com, verwijzen wij u door naar het John Deere – ISG-telematica abonnement (JDLink) dat u heeft afgesloten met John Deere en de website van MyJohnDeere.com.

Deelt u de gegevens verzameld via JDLink en opgenomen in MyJohnDeere.com met ons?

Zoals ook vermeld is in de ISG-telematica-overeenkomst kan u er zelf voor kiezen om Cofabel of uw JD agent toegang te geven tot de gegevens die via JDLink verzameld worden over uw machine en de gegevens die opgeslagen zijn in uw My John Deere account. Het voordeel hiervan is dat wij of uw agent op deze manier uw apparatuur vanop afstand kunnen onderhouden en diagnoses kunnen stellen. Zo kunnen wij dan onder andere uw apparatuur updaten, repareren of assistentie bieden. Als u ons toegang wenst te geven of onze toegang wenst in te trekken kan u daarvoor contact opnemen met John Deere (zie hiervoor uw ISG-telematica-overeenkomst).

Hieronder geven we mee tot welke gegevens wij toegang verkrijgen en wat wij met deze gegevens doen.

Welke gegevens?

Indien u ons toegang geeft, hebben wij toegang tot de volgende gegevens: locatiegegevens van de machine, machinegegevens (serienummer), gebruik machine (verbruik, bedrijfstijd, brandstofpeil, antidiefstal instellingen, temperatuur koelmiddel, onderhouds en reparatie historiek, toerentallen,…), taken ingegeven in de machine door u (vordering taken, geplande taken), agronomische gegevens (veld begrenzingen, vochtigheid,…), handmatig door u toegevoegde informatie in het My John Deere platform (bijvoorbeeld omgevingsfactoren zoals de temperatuur en vochtigheidsgraad).

Voor welke doelen gebruiken wij deze gegevens?

Als u ons toegang geeft tot deze gegevens gebruiken wij deze voor de volgende doeleinden:

  • Vanop afstand uw apparatuur onderhouden en diagnoses stellen van uw machines (updates installeren, reparaties uitvoeren,…)
  • Het bieden van agronomische ondersteuning (welk moment is het meest geschikt om bepaalde handelingen uit te voeren op uw veld,…)
  • Het opvolgen van uw machinepark (bijvoorbeeld opvolgen wanneer uw ISG-telematica-abonnement vervalt en u daarover informeren)

Hoe lang bewaren wij deze gegevens?

Zolang u via John Deere ons het recht om toegang te hebben tot uw gegevens niet intrekt, blijven uw gegevens zichtbaar voor ons.

4.​ Welke persoonsgegevens verwerken we van u als agent?

Vooreerst melden we u dat we uw gegevens verzamelen op basis van enerzijds onze contractuele relatie en anderzijds een gerechtvaardigd belang. We waken er steeds over dat er een evenwicht bestaat tussen ons belang en dat van u, en wij verzamelen enkel die gegevens die redelijk zijn en niet bovenmatig.

Welke gegevens?

We verzamelen de volgende gegevens over u als agent: voornaam, achternaam, agentnummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, taal, aankoopgeschiedenis (serienummer aangekochte machines, merk, pk’s, productiejaar, datum van levering,…) en de betalingsgeschiedenis. Indien u een bedrijf heeft, verzamelen we ook de volgende gegevens: bedrijfsnaam, handelsvorm en vestiging bedrijf.

Deze gegevens worden door ons rechtstreeks via u verzameld in het kader van onze relatie importeur-agent. We verzamelen deze gegevens onder meer op het moment dat u agent wordt, wanneer u een aankoop doet, wanneer u contact opneemt met ons,…

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

We gebruiken voorgemelde gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Agent administratie
  • Beheer van bestellingen, leveringen, afleverbewijzen
  • Waarschuwen van agenten voor terugroepacties
  • Opvolgen van de garantieperiodes, garantieclaims ingediend door agenten beheren
  • Herstelling verzoeken opvolgen
  • Beheren van inschrijvingen in fabrieksbezoeken en demo’s
  • Sales acties van agenten opvolgen
  • Contact onderhouden met agenten
  • Analyseren van verkoopresultaten agenten

Wij verwerken de hierboven vermelde gegevens van u als agent omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons heeft afgesloten in het kader van onze relatie importeur-agent. Zonder deze verwerkingen kunnen wij geen bestellingen beheren, bestellingen leveren, garantieperiodes opvolgen, terugroepacties uitvoeren,….

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hoger vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze verwijderd.

​5.​ Welke persoonsgegevens verwerken we van u als leverancier?

Welke gegevens?

Vooreerst melden we u dat we uw gegevens verzamelen op basis van enerzijds onze contractuele relatie en anderzijds een gerechtvaardigd belang. We waken er steeds over dat er een evenwicht bestaat tussen ons belang en dat van u, en wij verzamelen enkel die gegevens die redelijk zijn en niet bovenmatig.
We verzamelen volgende gegevens: bedrijfsnaam, handelsvorm, naam, adres, e-mailadres, telefoon en/of GSM-nummer, BTW nummer, bankrekeningnummer, verkoopgegevens en informatie over uw professionele activiteiten.

Deze gegevens hebben we verkregen van:

  • uzelf, via aankoopgesprekken, bestelformulieren, contracten, facturen, commerciële acties
  • van andere vennootschappen uit de groep (Arvesta), waartoe Cofabel behoort
  • van derden, zoals de kruispuntbank van ondernemingen, Trendstop,…

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

Uw gegevens worden in de eerste plaats gebruikt om de handelsrelatie tussen ons optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren en op te volgen. Concreet gebruiken we uw gegevens voor onze algemene leveranciersadministratie, verwerken van inkomende facturen, uitvoeren van betalingen, corresponderen over leveringen en facturen.

​Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hoger vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze verwijderd.

​6.​ Welke gegevens verzamelen we van u als websitebezoeker?

6.1 Vacatures

Als u geïnteresseerd bent in een job bij Cofabel kan u ons vrijblijvend contacteren op de vacaturepagina op onze website. We verwerken uw naam, adres, e-mailadres, motivatiebrief en cv in alle discretie en uitsluitend om uw cv en kandidatuur door te nemen en u hierover te contacteren.

De verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doelen is gesteund op ons gerechtvaardigd belang om de meest geschikte kandidaat te vinden voor een functie en met het oog op het vervullen van precontractuele handelingen.

Bovengenoemde persoonsgegevens worden bewaard gedurende de duur van de sollicitatieprocedure. Indien u aangeworven wordt, verwerken en bewaren we bovenstaande gegevens verder voor uw indienststelling. Indien uw sollicitatie niet leidt tot tewerkstelling bij ons, worden uw persoonsgegevens nog gedurende een beperkte periode van één (1) jaar bewaard zodat wij u later nog opnieuw kunnen contacteren in het kader van nieuwe professionele opportuniteiten. Dit laatste doen we enkel als u ons hiervoor uw toestemming heeft gegeven.

6.2 Profiel JD agenten

Via de website kunnen de Belgische JD agenten zich inloggen met hun username of e-mailadres en wachtwoord dat wij aan hen bezorgen. In het profiel van de agent worden de volgende gegevens bewaard: adres van hun winkel, telefoonnummer en het professionele e-mailadres.

Deze gegevens verwerken wij om er ten eerste voor te zorgen dat de agenten zich veilig kunnen inloggen en gebruik kunnen blijven maken van de functionaliteiten waaronder het bekijken van de prijzen van reserveonderdelen en deze bestellen. Deze gegevensverwerking doen wij in het kader van de contractuele relatie met de agenten. De gegevens worden bewaard zolang als de contractuele relatie tussen ons en de agent blijft bestaan.

6.3 Afleveringsbewijzen

Via de website kunnen afleveringsbewijzen aangevraagd worden. Om dit af te kunnen leveren hebben wij een aantal gegevens nodig waaronder het e-mailadres, naam van de agent, naam van de klant, taal van de klant, adres van de klant, type machine, nummer handleiding, serienummer, afleveringsdag,….

Voornoemde gegevens verwerken wij aldus om een afleverbewijs te bezorgen aan de aanvrager en dit kadert in de uitvoering van een overeenkomst.

​7.​ Verkopen we uw gegevens aan derde partijen of geven we uw gegevens door?

Eindklanten, prospecten en website gebruikers

We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.

Verder delen wij in het kader van onder meer ons klantenbeheer, de garantieopvolging, de tevredenheidsenquêtes en het versturen van het magazine “De Voor / Le Sillon” uw gegevens met onze Belgische JD agenten, John Deere Walldorf GmbH & Co KG, nummer handelsregister: HRA 707944, Amtsgericht Mannheim te Duitsland en Deere & Company, One, John Deere Place, Moline, IL 61265, USA en haar dochterondernemingen (zie lijst met vestigingen op: https://www.deere.com/en/our-company/about-john-deere/worldwide-locations/). In functie van de doeleinden waarvoor voornoemde derden uw gegevens verwerken, gebeurt dit op basis van uw uitdrukkelijke toestemming of op basis van ons legitiem belang. Voor informatie over de doelstellingen van John Deere voor het verwerken van van informatie (en de wettelijk basis), over de categorieën van verwerkte persoonsgegevens, ontvangers van persoonsgegevens, gegevensoverdracht mechanismen, of de rechten van betrokkenen, gaat u naar het privacybeleid op de landspecifieke website van John Deere op www.johndeere.com/privacy.

Ook kunnen we uw gegevens delen met de vennootschappen binnen de groep (Arvesta) waartoe Cofabel behoort. Dit om de klantenadministratie te centraliseren. Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen wij ook gegevens delen met derden (zoals datacenters en softwarebeheerders). Om uw privacy te beschermen hebben wij met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer wordt gewaarborgd. Ook kunnen we uw gegevens delen met externe partners met het oog op het up-to-date en correct houden van uw gegevens. Wanneer u bijvoorbeeld twee maal opgenomen bent in onze databank (met verschillende gegevens) zal deze partner ons dit aangeven zodat wij uitsluitend de correcte gegevens van u bewaren. Op die manier kunnen we vermijden dat we u aanspreken met een verkeerde naam of contacteren op een foutief e-mailadres of adres.

Agenten en leveranciers

Voor de uitvoering van onze dienstverlening ten opzichte van de agenten kunnen wij gegevens delen met:

  • John Deere Walldorf GmbH & Co KG, nummer handelsregister: HRA 707944, Amtsgericht Mannheim te Duitsland en Deere & Company, One, John Deere Place, Moline, IL 61265, USA en haar dochterondernemingen (zie lijst met vestigingen op: https://www.deere.com/en/our-company/about-john-deere/worldwide-locations/).

Verder kunnen wij zowel de gegevens van onze agenten als leveranciers delen met:

  • De vennootschappen binnen de groep (Arvesta) waartoe Cofabel behoort. Dit om de klantenadministratie te centraliseren
  • Derden (zoals datacenters, drukkerijen, mailingbureaus en softwarebeheerders). Wij hebben met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw gegevens wordt gewaarborgd.

We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.

​8.​ Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Cofabel neemt de bescherming van uw persoonsgegevens en uw vertrouwen in ons serieus. Daarom ondernemen wij alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak werden de nodige maatregelen getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen onder meer ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies of ongeoorloofde wijzigingen maken de diensten gebruik van verschillende beveiligingstechnieken en -procedures. Zo slagen we de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Wanneer wij uw gegevens onderbrengen in databases/webapplicaties en andere systemen aangeleverd door John Deere zorgt ook John Deere ervoor dat uw persoonsgegevens en machinegegevens veilig zijn. Zo heeft John Deere een informatie- en data-beveiligingsprogramma geïmplementeerd dat administratieve, technische en fysieke controles bevat om de veiligheid van uw persoonsgegevens te verzekeren. Zo gebruikt John Deere bijvoorbeeld encryptie technologieën om uw financiële informatie te beveiligen wanneer het verzonden wordt via het internet. U kan meer lezen over het beveiligingsbeleid van John Deere via: https://www.deere.com/en/privacy-and-data/

​9.​ Hoe kan u ons een vraag stellen of uw rechten uitoefenen?

​9.1.​ Welke rechten heeft u?

U hebt het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in de persoonsgegevens die we bij Cofabel over u verzamelen. U heeft bovendien het recht om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren.

Tot slot heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens. Als u bovendien het magazine “De Voor/Le Sillon” niet meer wenst te ontvangen, dan kunt u daar bezwaar tegen maken. Wanneer u dat doet, zullen wij uw voorkeur registreren en ervoor zorgen dat u dit magazine niet meer ontvangt.

​9.2.​ Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

U kan uw verzoek per post, schriftelijk ter plaatse of per e-mail richten tot Cofabel via privacy@cofabel.be, of via:

  • Cofabel Noord
    Peperstraat 4A
    Erps-Kwerps
  • Cofabel Oost
    Rue de Villers 34
    B-4520 Vinalmont
  • Cofabel West
    Hille Zuid 2B-3071
    B-8750 Zwevezele

Alvorens we uw aanvraag kunnen behandelen en om uw privacy te beschermen, dienen we zeker te zijn van uw identiteit en dienen we een goed begrip te hebben van de informatie die u precies zoekt. Daarom vragen we u om in uw verzoek de volgende informatie op te nemen: volledige naam, adres, e-mailadres, kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart en een duidelijke beschrijving van uw verzoek.

Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op met ons via privacy@cofabel.be. Op die manier kunnen wij samen met u bekijken hoe we u alsnog tegemoet kunnen komen. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

​10.​ Wijzigingen in deze verklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door je een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.